Allgemeine Vorgehensweise

Zusammenarbeit mit dem Dienstleister

  • Die Rahmendatei, die die Werkstruktur widerspiegelt, wird vom Dienstleister erstellt.
  • Bei der Erfassung soll geprüft werden, ob das PDF komplett ist (z.B. Abgleich mit Inhaltsverzeichnis). Abweichungen über fehlende oder zusätzliche Kennzahlen bzw. Seiten bitte sofort an den ESV melden. Aber Achtung! Durch die historisch gewachsenen Daten können Abweichungen vorkommen.
  • Von – nur auf ein Werk bezogener – automatischer Generierung von Text ist abzusehen.
  • IDs, Attribute und Werkskürzel werden grundsätzlich klein geschrieben.
  • Systematische Hervorhebungen (z.B. fett gedruckte Überschriften) werden durch das weiterverarbeitende System erzeugt.
  • Die Normalisierung ist entsprechend der Vereinbarungen durchzuführen.
  • Die Auszeichnungs- und Ausgabeanweisungen sowie die werkspezifischen Konvertierungsanweisungen müssen eingehalten werden. Wenn diese unklar, fehlerhaft, unplausibel oder lückenhaft sind, erfolgt Rücksprache mit dem ESV, bevor der Text bearbeitet wird.
  • Der vereinbarte Zeitrahmen ist einzuhalten. Im Falle von Verzögerung muss mind. 48 Std. vorher darüber informiert werden.
  • XML-Kommentare sind zu vermeiden, sollte aus wichtigen Gründen ein Kommentar (in der Form <!-- -->) verwendet werden, bitte geben Sie immer das DATUM des Kommentars, „DGI“ und den Nachnamen der bearbeitenden Person an und weisen Sie bei der Übergabe der Daten an ESV unbedingt per Mail darauf hin. Beispiel: <!--13.10.2015 DGI Hossu: Als Tabelle oder Abbildung? -->; Hinweis in Übergabe-Mail oder im Fragenprotokoll „Die Dateien enthalten XML-Kommentare“.
  • Die Kodierung der XML-Daten erfolgt in UTF-8. Sehr spezielle Sonderzeichen in den Daten müssen dem Verlag nach der Konvertierung mitgeteilt werden. Darunter fallen Sonderzeichen, welche sehr wahrscheinlich in den nicht so gut ausgebauten Unicode Schriften nicht darstellbar sind. Ellipsen werden nicht mit drei Punkten, sondern dem gängigen Unicode-Zeichen dargestellt: … ((U+2026)). Für die hochgestellten 2 oder 3 werden ² bzw. ³ verwendet.

  • Die Kommunikation zwischen ESV und Dienstleister erfolgt über das Fragenprotokoll, welches in einer Worddatei gespeichert wird. Der Dateiname dieser Datei soll mit dem kommunizierten Werk-Kürzel übereinstimmen (siehe Werk-Formular). Alle Fragen müssen bei Rücklieferung der Daten an den Verlag geklärt sein.

    Tabelle 1. Aufbau des Fragenprotokolls
    Nr. Datum Stelle Frage (mit Beispiel) Antwort (weitere Anmerkungen)
    1. 01.11.2013 Heft 05/2013, PDF S. 256 SA: Bei den mehrteiligen Artikeln soll der Text, der den "Teil" des Artikels angibt, als solche entfernt werden. Manchmal kommt bei diesem Text eine Fußnote vor, die die Stelle der vorhergehenden Teile des Artikels angibt (z.B. in BP_2_2013_eJ.pdf, S. 35 "– Teil IV*) –"). Sollen in diesem Fall sowohl der Text als auch die Fußnote gelöscht werden? HD: Wenn der Inhalt der Fußnote sich nur auf das Erscheinen der anderen Teile bezieht, kann diese gelöscht werden („Teil I ist in StBp Heft 11/12 erschienen, Teil II ist in StBp Heft 12/12 erschienen, Teil III ist in StBp Heft 1/13 erschienen.“) Bitte beachten, der Text, der den "Teil" des Artikels angibt, soll gelöscht werden, aber die Teile inklusive deren Teilnummer sind anhand des <heftbeginn>-Elements erkennbar zu machen (<heftbeginn id="bp_2013_b0016_[Autor]_t0002" nr="2"/>)

Vorbereitung und Datenlieferung

  • Der ESV analysiert das Werk stichprobenartig und koordiniert Erschließungsfragen sofort mit Lektorat/Herstellung/AutorIn.
  • Pro Konvertierungsauftrag wird vom ESV ein Formular mitgeliefert, in dem die zu erfassenden Werkbestandteile aufgelistet sind. Dieses Formular enthält werkspezifische Anweisungen für den Dienstleister (als Word-Datei, welche auch als Grundlage für einen Fragenkatalog während des Konvertierungsprozesses dient).
  • Durch die Analyse werden evtl. Lücken in diesen generellen Anweisungen gefüllt.

Dateien an Dienstleister

Zur Erfassung erhält der Dienstleister folgende Inhalte:

  • Aktuelles Grundwerks-PDF zur Erfassung. Sofern kein Gesamt-PDF vorliegt, erhält der Dienstleister ein Print-Exemplar.
  • Auszeichnungs- und Ausgabeanweisungen in aktueller Fassung.
  • Werkspezifische Konvertierungsanweisungen inkl. Formular.
  • Bei Zeitschriften: Jahresinhaltsverzeichnis.
  • Ggf. Original PDF-Daten mit Kommentierungen.
  • Bei neuen Strukturen: Beispiel-XML-Daten.

Dateien von Dienstleistern

Der Dienstleister liefert den Gesamtdatenbestand via FTP an den Verlag zurück. Dieser besteht aus:

  • XML-Dateien
  • Grafiken (Abbildungen, Formeln)
  • Listen der im Text nicht auffindbaren Stichwörter oder ggf. nicht 100 % korrekt platzierten Stichwörter
  • Listen mit Bildern, die durch einen Seitenumbruch geteilt wurden (die Referenz im Text weist nur auf den ersten „Teil“)
  • abgeschlossener Fragenkatalog (alle Fragen müssen bei Rücklieferung der Daten geklärt sein)